Case studies

Efektywna digitalizacja procesów biznesowych w Grupie Mojsiuk

Automatyzacja procesów planowania kosztów i rozliczania faktur we wszystkich spółkach grupy, dzięki wdrożeniu FlowSpark BPM.

O Grupie Mojsiuk

Grupa Mojsiuk jest firmą rodzinną, jednym z wiodących w północnej Polsce dealerów marek Mercedes, Peugeot, Citroen i Honda.

Grupa powstała ponad 40 lat temu i od początku działalności stale rozwija zakres swoich usług. Z niewielkiego zakładu blacharskiego przerodziła się w wieloodziałowe przedsiębiorstwo świadczące kompleksowe usługi w branży motoryzacyjnej.

Dążąc do ciągłej poprawy efektywności i sprawności operacyjnej, w roku 2020 Grupa przyjęła strategię pełnej cyfryzacji swoich procesów wewnętrznych w ramach jednej platformy informatycznej.

Wyzwanie

Grupa Mojsiuk podjęła decyzję o pełnej digitalizacji procesów wewnętrznych oraz o zastąpieniu wielu posiadanych aplikacji jedną spójną platformą informatyczną. Nowa platforma powinna zostać zintegrowana z innymi systemami takimi jak Finansowo-Księgowy i zarządzania stacją dealerską DMS (Dealer Management System) tak, aby zapewnić pełną automatyzację procesów. Ponieważ w Grupie funkcjonuje kilka podmiotów, planowany system musi umożliwiać obsługę wielu spółek jednocześnie przez scentralizowane komórki – tzw. centra usług wspólnych – np. wspólny Dział Księgowości dla kilku podmiotów.

Zdecydowano, iż pierwszy etap prac będzie polegał na digitalizacji procesów planowania kosztów i akceptacji faktur.

„Rozpoczynając projekt wiedzieliśmy, iż nie będzie on prosty. Przed nami były zarówno wyzwania techniczne jak i organizacyjne. O ile sprawy techniczne można powierzyć odpowiedzialnemu partnerowi, o tyle sprawy organizacyjne, w szczególności dopracowanie i ujednolicenie procesów wymagało sporo pracy wewnątrz samej organizacji.”

Łukasz Hormański, Członek Zarządu

Rozwiązanie

Wybraliśmy rozwiązanie FlowSpark oferowane przez Rida Software Sp. z o.o. Na rynku istnieje wiele rozwiązań klasy BPM (Business Process Managemt) jednakże szukaliśmy partnera, który oferuje produkty w rozsądnej cenie oraz profesjonalne usługi konsultingowe z dziedziny analizy biznesowej i mapowania procesów. Duże znaczenia miała także znajomość przez Rida oprogramowania DMS i specyfiki rynku dealerskiego.

W wyniku realizacji projektu uruchomiliśmy centralny system wyposażony w moduł CRM, w którym zbieramy informacje o dostawcach i klientach wszystkich spółek Grupy Mojsiuk. Elastyczność systemu pozwoliła na dopasowanie go do naszych indywidualnych potrzeb.

W ramach pierwszej fazy projektu zautomatyzowane zostały procesy planowania i akceptacji zakupów, dzięki czemu skutecznie kontrolujemy koszty przed ich faktycznym powstaniem. W drugiej fazie zrealizowany został proces obiegu faktury zakupowej z pełną ścieżką akceptacji oraz exportem do systemu finansowo księgowego (FK). Co więcej, faktury dotyczące wcześniej zaplanowanych zakupów, które uzyskały już odpowiednie akceptacje, przechodzą tzw. szybką ścieżką i nie wymagają ponownej akceptacji. W ostatniej fazie uruchomiliśmy obieg faktur elektronicznych, a dzięki funkcjonalności rozpoznawania tekstu (OCR) czas rejestrowania dokumentów w systemie został sprowadzony do minimum.

FlowSpark jest kompleksową platformą BPM (Business Process Management) służącą do szybkiego budowania aplikacji biznesowych. Umożliwia zaawansowane modelowanie i zarządzanie dowolnymi procesami w organizacji.

Wybrane funkcjonalności dostępne we FlowSpark

Zarządzanie dokumentami

Szybka rejestracja dokumentów z wykorzystaniem kodów kreskowych

Masowe skanowanie dokumentów

Rozpoznawanie zawartości dokumentów (OCR) i automatyczne uzupełnianie formularzy

Możliwość akceptacji wielu dokumentów jednocześnie

Podpowiadanie wartości przy wypełnianiu formularzy

Optymalizacja procesów

Indywidualne ścieżki akceptacji w zależności od kwot i działów

Kontrola kosztów przez limity czasowe i projektowe

Skrócone obiegi akceptacji faktur zgodnych z zamówieniami

Wykrywanie anomalii i wąskich gardeł w procesach

Możliwość szybkiej modyfikacji przebiegu procesu

Integracje

Integracja z wieloma systemami FK jednocześnie

Możliwość podłączenia do systemów DMS różnych producentów

Transfer opisanych faktur do systemów FK

Automatyczne pobieranie faktur ze skrzynek email i folderów sieciowych

Integracja z Office 365

Korzyści
z rozwiązania

Wdrażając FlowSpark weszliśmy w nową erę cyfryzacji naszej Grupy. Osiągnęliśmy korzyści zarówno te wymierne jak znaczące skrócenie rejestracji dokumentów, jak i te trudniej policzalne związane z wizerunkiem firmy.

Dzięki przyspieszeniu procesów biznesowych wyzwoliliśmy w naszych pracownikach dodatkowy potencjał i zyskaliśmy czas, który mogą poświęcić na innego typu działania, które nie podlegają automatyzacji i wymagają ręcznego nakładu pracy. Pracownicy są także bardziej zadowoleni, ponieważ dostarczyliśmy im wygodne i nowoczesne narzędzie pracy dostępne przez przeglądarkę internetową.

Dzięki szybkiemu dostępowi do danych, także tych historycznych, jesteśmy w stanie szybciej i lepiej podejmować decyzje. Funkcje przypominania e-mail oraz komentarzy wraz z tzw. „wzmiankami” doskonale usprawniają komunikację wewnętrzną eliminując częste oczekiwanie na decyzję.

Dalsze plany

Zakup platformy FlowSpark BPM był jednym z elementów realizacji naszej strategii pełnej digitalizacji i automatyzacji procesów.  Ponieważ posiadamy dobre i elastyczne narzędzie, zamierzamy wykorzystać wszystkie jego możliwości. Zaplanowaliśmy szereg kolejnych obszarów do automatyzacji.

Zarządzanie należnościami

Wykorzystamy FlowSpark do monitoringu należności naszych kontrahentów, aby minimalizować ryzyko powstania długu oraz wdrożymy proces windykacji wewnętrznej.

Ewidencja majątku

Wprowadzimy wielowymiarową ewidencję środków trwałych i wyposażenia, aby lepiej zarządzać majątkiem Grupy. Obsłużymy m.in.: wydania i zwroty, ewidencję kosztów napraw i użytkowania, inwentaryzację.

Procesy HR

FlowSpark doskonale nadaje się do realizacji procesów z zakresu HR m.in.: związanych z zatrudnieniem pracowników, zmiany warunków umów, akceptacji premii i obiegówki.

Adres

Rida Software Sp. z o.o.
Olsztyn (10-089)
ul.Gałczyńskiego 62/1

Telefon

+48 22 100 47 88

Email

biuro(at)cloudrida.com

Wsparcie serwisowe

wsparcie(at)cloudrida.com

Tel: +48 22 300 54 14

Tel: +48 735 488 543

Administratorem danych jest Rida Software Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie przy ul. Gałczyńskiego 62/1, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000544676, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy w Olsztynie, VII Wydział Gospodarczy, o numerach NIP: 7393873070, REGON: 360828349. Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa.