Zarządzanie dokumentami

FlowSpark jest wyposażony w zaawansowany system obsługi dokumentów DMS (Document Management System). Poszczególne funkcjonalności mogą być wielokrotnie wykorzystywane na dowolnych etapach procesu. Dzięki temu możesz wdrożyć w swojej organizacji koncepcję „biura bez papieru”.

FlowSpark został zaprojektowany tak, aby umożliwić rejestrację dokumentów w jak najkrótszym czasie, ułatwiając pracę sekretariatom i kancelariom.

Dokumenty mogą być rejestrowane w sposób manualny przez użytkownika. Działanie to polega na wprowadzeniu minimalnego zestawu danych oraz oklejenie dokumentu kodem kreskowym wydrukowanym przez system. Kiedy dokumenty zostaną zeskanowane będą automatycznie dołączane do utworzonego wcześniej rejestru.

FlowSpark umożliwia automatyczną rejestrację dokumentów. Może to być folder współdzielony, w którym składowane są dokumenty lub skrzynka mailowa. Typowym przykładem zastosowania są faktury, które otrzymujemy mailem i które zostaną automatycznie zarejestrowane.

Wykorzystując FlowSpark możesz w prosty sposób stworzyć bazę wzorców dokumentów. W treści dokumentów umieść specjalne znaczniki (tzw. tagi). Kiedy będziesz generował dokument, tagi zostaną zastąpione właściwymi danymi z systemu np. nazwą klienta, kwotą, datą. W ten sposób możesz przygotować większość seryjnych dokumentów.

Przygotowanie wzorca dokumentu jest bardzo proste. Wystarczy wgrać do systemu dokument przygotowany wcześniej w programie Microsoft Word.

Wykorzystanie kodów kreskowych (1D) i kodów QR wspiera proces rejestracji dokumentów. Podczas rejestracji dokumentu system wydrukuje naklejkę z kodem, którą możesz umieścić na pierwszej stronie pisma. Jeżeli dokument jest wielostronicowy wystarczy tylko jedna naklejka. Możesz zarejestrować wiele dokumentów, po czym wszystkie razem umieścić na skanerze. Po zeskanowaniu, system automatycznie rozpozna dokumenty i umieści je we właściwych teczkach w systemie.

Od tego momentu dokumenty papierowe możesz przekazać do archiwum, a dalszy obieg dokumentów przeprowadzić elektronicznie.

Jedną z głównych zalet digitalizacji jest możliwość szybkiego przeszukiwania tysięcy, a nawet setek tysięcy dokumentów. FlowSpark oferuje także możliwość przeszukiwania zawartości formularzy i danych z modułów dodatkowych np. Bazy wiedzy. Wystarczy, że wpiszesz słowo np. „odszkodowanie” a system pokaże Ci wszystkie dokumenty (umowy, pisma), złożone reklamacje albo artykuły, w których wystąpiło szukane słowo.
Wyszukiwarka w inteligentny sposób obsługuje słowniki. Jeżeli szukałeś słowa „odszkodowanie” to FlowSpark zadba o to, aby frazy podobne (odszkodowaniu, odszkodowaniem itp.) także zostały uwzględnione.
Inteligentne wyszukiwanie sprawdza uprawnienia i pozwala na wyszukiwanie tylko tych treści, do których użytkownik ma uprawnienia. Np. jeżeli użytkownik nie ma dostępu do procesu reklamacji, to zawarte tam informacje (nawet jeśli spełniają kryterium wyszukiwania) nie zostaną mu zaprezentowane.